Một công ty có thể hoạt động hiệu quả với việc tuyển dụng đúng nhân viên. Điều này khiến việc tuyển dụng một nhân viên mới trở thành một quá trình quan trọng và then chốt. Biết cách tuyển dụng một nhân viên mới không chỉ đơn thuần là điền vào biểu mẫu hoặc nộp đơn xin việc; mà còn là tạo ra môi trường hoàn hảo để giới thiệu cho nhân viên mới về các chuẩn mực và văn hóa của công ty. Quá trình này giúp họ xây dựng mối quan hệ bền chặt với đồng nghiệp và mang lại cho họ cảm giác trung thành lâu dài để phục vụ và phát triển bản thân.
Một chương trình onboarding có cấu trúc tốt xoay quanh ý tưởng cải thiện khả năng giữ chân nhân viên, sự hài lòng trong công việc và năng suất, nếu không, quá trình này sẽ trở nên vô ích. Một nghiên cứu gần đây của Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực đã chỉ ra rằng các tổ chức triển khai quy trình onboarding hiệu quả có tỷ lệ giữ chân nhân viên mới cao hơn 50%.
Số liệu thống kê chứng minh giá trị của một quy trình hướng dẫn hiệu quả và chu đáo. Nhưng bạn có thể đang tự hỏi làm thế nào để hướng dẫn một nhân viên mới. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích quy trình hướng dẫn và liệt kê các bước có thể giúp bạn hướng dẫn nhân viên một cách hiệu quả.
The Journey of Onboarding a New Employee
Vậy, câu hỏi đặt ra là, làm thế nào để đưa một nhân viên mới vào làm việc? Điều đầu tiên cần làm là chuẩn bị trước ngày bắt đầu làm việc của nhân viên mới. Tạo một gói chào mừng cho nhân viên mới được tuyển dụng bao gồm những thông tin cần thiết như tuyên bố sứ mệnh của công ty, các giá trị của công ty, bản đồ xung quanh tòa nhà, một bản sao sổ tay nhân viên và các giấy tờ cần thiết nêu rõ trách nhiệm của vị trí. Cung cấp thông tin này sẽ đảm bảo cho nhân viên về những gì họ được mong đợi.
Ngoài ra, công ty cần đảm bảo cung cấp cho nhân viên một không gian làm việc phù hợp với tất cả các công cụ cần thiết để thực hiện công việc. Để tạo nên sự chào đón nồng nhiệt, gói chào mừng cũng có thể bao gồm một ghi chú chào mừng của CEO công ty. Cử chỉ nhỏ này có thể tác động đến nhân viên trong thời gian dài. Có thể hữu ích khi chỉ định một nhân viên cấp cao làm cố vấn hoặc bạn đồng hành có thể hướng dẫn người mới được tuyển dụng trong quy trình làm việc hàng ngày. Điều này tạo ra một môi trường thoải mái và hỗ trợ.
5 Steps to Onboard a New Employee
Bây giờ, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu cách tiếp nhận nhân viên mới hiệu quả, để bạn có thể tạo ra trải nghiệm tích cực và hấp dẫn, đặt nền tảng cho thành công trong tương lai của họ trong tổ chức.
Step 1: Prepare Before Their First Day
Các quy trình tuyển dụng cho nhân viên mới nên bắt đầu trước khi nhân viên mới bước chân vào văn phòng. Một trải nghiệm chào đón trước khi lên máy bay có thể làm dịu đi mọi sự lo lắng trong ngày đầu tiên. Bắt đầu bằng cách gửi email giới thiệu bao gồm các thông tin quan trọng như:
- Giấy tờ và biểu mẫu mới tuyển dụng cần hoàn thành
- Ngày bắt đầu, thời gian và địa điểm của họ
- Một bản sao của sổ tay nhân viên
- Lịch trình cho tuần đầu tiên của họ, bao gồm các cuộc họp và buổi đào tạo
- Truy cập thông tin xác thực cho tài khoản công ty hoặc cổng thông tin
- Danh sách kiểm tra các tài liệu hoặc vật dụng cần mang theo vào ngày đầu tiên
- Chi tiết về quy định trang phục
- Hướng dẫn đến và đỗ xe
Ngoài ra, hãy đảm bảo không gian làm việc của họ đã sẵn sàng. Phối hợp với bộ phận CNTT của bạn để thiết lập máy tính và email của họ. Chuẩn bị một gói chào mừng bao gồm các tài liệu hữu ích và có thể là một số mặt hàng mang nhãn hiệu công ty như một lời chào nồng nhiệt.
Step 2: Conduct a Warm Welcome
Vào ngày đầu tiên của nhân viên mới, hãy đảm bảo có người ở đó để chào đón họ. Một lời chào nồng nhiệt có thể tác động đáng kể đến sự tự tin và mức độ thoải mái của họ. Sau khi chào đón họ, hãy đưa họ đi tham quan toàn bộ văn phòng hoặc không gian làm việc. Chỉ cho họ những khu vực chính như phòng nghỉ, phòng vệ sinh và lối thoát hiểm. Nếu tuyển dụng từ xa, hãy sử dụng cuộc gọi video để tạo kết nối trực tiếp với các thành viên trong nhóm, điều này giúp xây dựng mối quan hệ bất chấp khoảng cách vật lý.
Step 3: Introduce Them to the Team
Là một phần của chuyến tham quan, hãy dành thời gian giới thiệu nhân viên mới với các đồng nghiệp và thành viên trong nhóm của họ. Việc giới thiệu này giúp họ cảm thấy hòa nhập hơn vào văn hóa công ty và nuôi dưỡng cảm giác được gắn kết. Hãy cân nhắc lên lịch họp ngắn với phòng nhân sự để thảo luận về các chính sách quan trọng của công ty, chẳng hạn như thời gian nghỉ phép, giờ làm việc và phúc lợi, để đảm bảo sự rõ ràng ngay từ đầu.
Step 4: Share Lunch with the Team
Việc tạo điều kiện cho một bữa trưa thân mật với nhân viên mới, quản lý hoặc nhóm của họ có thể cải thiện đáng kể trải nghiệm khi mới vào làm của họ. Bối cảnh không chính thức này cho phép họ xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp và cảm thấy thoải mái hơn trong môi trường mới. Đây là cơ hội tuyệt vời để các thành viên trong nhóm chia sẻ kinh nghiệm và hiểu biết có thể giúp người mới được tuyển dụng thích nghi nhanh hơn.
Step 5: Check-In and Follow-Up
Sau các hoạt động định hướng ban đầu, hãy lên lịch một cuộc họp tiếp theo vào cuối tuần đầu tiên. Cuộc họp này nên diễn ra với người quản lý của nhân viên để thảo luận về mô tả công việc, kỳ vọng và bất kỳ mục tiêu nào mà họ nên hướng tới. Đây cũng là thời điểm hoàn hảo để người mới được tuyển dụng đặt câu hỏi và làm rõ mọi thắc mắc. Việc kiểm tra thường xuyên trong vài tuần đầu tiên sẽ giúp theo dõi quá trình điều chỉnh của họ và cung cấp hỗ trợ khi họ thích nghi với vai trò mới của mình.
Curate the Onboarding Process with Mango AI
Thông thường, các phương pháp đào tạo do một công ty triển khai rất nhàm chán vì chúng chủ yếu dựa vào các bài thuyết trình lớn và tài liệu phát tay khổng lồ. Trong thời đại AI này, đào tạo có thể trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn bằng cách triển khai nhiều công cụ và phương pháp khác nhau cho phép nhân viên học hỏi khi họ phát triển. Một phương pháp như vậy là tạo nội dung video để phát triển nhân viên.
Trước đây, việc tạo nội dung video tốn nhiều thời gian và khó khăn. Đây chính là lúc Mango AI phát huy tác dụng. Mango AI cho phép các công ty tạo video hoạt hình tùy chỉnh nhanh chóng và hiệu quả cho mục đích hướng dẫn. Điều này Trình tạo video AI miễn phí đi kèm với một thư viện mẫu mở rộng được thiết kế riêng cho nhiều tình huống khác nhau, bao gồm cả quy trình hướng dẫn. Điều đó có nghĩa là các công ty có thể dễ dàng tìm thấy một phong cách video phù hợp với thương hiệu và thông điệp của họ. Ngoài ra, Mango AI sử dụng công nghệ AI tiên tiến để tạo ra các hình đại diện chân thực và kết hợp các khả năng chuyển văn bản thành giọng nói giúp có thể tạo ra các video mang tính cá nhân và hấp dẫn mà không cần đến diễn viên và thiết bị đắt tiền. Thậm chí, bạn có thể tùy chỉnh hình đại diện AI để giới thiệu công ty hoặc chính bạn, đảm bảo rằng những nhân viên mới cảm nhận được trái tim bạn.
The Final Verdict
Tóm lại, đây là câu trả lời cho câu hỏi làm thế nào để đưa một nhân viên mới vào làm việc. Đây là một quá trình phức tạp thiết lập nền tảng cho sự thành công của họ trong công ty. Các doanh nghiệp có thể cải thiện các chương trình hướng dẫn và tăng cường sự gắn kết, sự hài lòng và khả năng giữ chân nhân viên bằng cách sử dụng các giải pháp tiên tiến như Mango AI và triển khai các sáng kiến chiến lược. Nhân sự mới và toàn thể công ty đều được hưởng lợi từ một quy trình hướng dẫn được thiết kế tốt. Cuối cùng, dành thời gian và tiền bạc cho việc hướng dẫn là một khoản đầu tư cho tương lai của nhân viên, tạo ra một đội ngũ thống nhất và hiệu quả hơn.
Tạo Video Tranning với Best Animation Maker